DATENSCHUTZERKLÄRUNG

A. Name und Anschrift des Verantwortlichen

 

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der:

VEEK Campus Kontor e.V. (VEEK CC)

Adolphsplatz 1, 20457 Hamburg, Deutschland

Telefon +49 40 360 089 62 Fax: +49 40 360 089 60

E-Mail: moin@veek-campuscontor.de

Internet: www.veek-campuscontor.de

 

B. Allgemeines zur Datenverarbeitung

 

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten unserer Mitglieder verarbeiten wir zu Satzungszwecken. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

 

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Verein unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage. Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Vereins oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

 

4. Beschwerdestelle – Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit

Wenn du einen Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen vorbringen oder dich über deine Informationszugangsrechte informieren möchtest, kannst du dich an den für uns zuständigen Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit wenden. Kontakt: Kurt- Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg, Tel.: +49 40 428 54 4040, Fax: +49 40 428 54 4000, E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de.

 

C. Vereinsmanagement

 

Als eingetragener Verein erheben wir für die Begründung und Betreuung der Mitgliedschaft personenbezogene Daten unserer Mitglieder. Dabei werden nur solche Daten erhoben, die für die Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft erforderlich sind. Der Umfang richtet sich hierbei nach unserer Vereinssatzung, in welcher die Aufnahmevoraussetzungen und die Vereinszwecke geregelt sind.

 

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Folgende Daten werden über die Mitglieder im Rahmen einer Registrierung gespeichert:

  • Vor- und Nachname

  • Geschlecht

  • Geburtsdatum und -ort

  • Privatanschrift

  • Telefon- und E-Mailadresse

  • Ausbildungs- / Berufsstatus

  • Unternehmen (Bezeichnung & Anschrift)

  • Motivationsschreiben

  • Datum des Ein- und Austritts in den Verein

  • Gremienzugehörigkeiten

  • Teilnahme an Veranstaltungen / Workshops / Mitgliederversammlungen / Jahresschlussversammlung / Ausschüssen / Projekten

  • Bankinformationen bei Teilnahme am SEPA Lastschriftverfahren

 

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei das Mitglieder ist, und somit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

 

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die durch easyVerein bereitgestellte Plattform (Vereinsmanagementsystem) und die damit verbundene Datenspeicherung ist zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Mitglied erforderlich. Die gespeicherten Daten werden beispielsweise verwendet, um Beitragsrechnungen zu erstellen, die VEEK CC-Mitglieder zu kontaktieren, um über Events und sonstige den Vereinszweck betreffende Inhalte zu informieren.

 

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist dann der Fall, wenn die Mitgliedschaft endet. Auch nach Abschluss des Vertrags (der Mitgliedschaft) kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Hierzu zählen insbesondere Gewährleistungspflichten und die Speicherung von Daten für steuerliche Zwecke.

 

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die über dich gespeicherten Daten kannst du jederzeit abändern lassen. Wenn du deine Mitgliedsdaten löschen möchtest, sende uns bitte eine E-Mail oder einen Brief mit einem entsprechenden Hinweis. Wir werden die Löschung deines Mitgliedskontos – falls keine gesetzlichen Bestimmungen dem entgegenstehen und die Vertragserfüllung bereits abgeschlossen ist – veranlassen.

 

D. E-Mail-Kontaktaufnahme & Versandaufträge

 

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse ist möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Ebenfalls gibt es die Möglichkeit über unsere Internetseite (Formular, Chat) eine Nachricht an den VEEK Campus Contor zu senden. Auch hier werden die übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet:

 

  • Titel

  • Anrede

  • Vor- und Zuname

  • Anschrift

  • Unternehmen

  • Telefonnummer

  • E-Mailadresse

 

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

 

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

 

4. Dauer der Speicherung

Eine Löschung der weitergeleiteten Daten durch den Dienstleister erfolgt, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist mit der beidseitigen Erfüllung des Dienstleistungsvertrages (zwischen VEEK CC und einem möglichen Dienstleister für Post- oder E-Mailversandaktionen) der Fall. Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Hierzu zählen insbesondere Gewährleistungspflichten und die Speicherung von Daten für steuerliche Zwecke.

 

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die über dich gespeicherten Daten kannst du jederzeit abändern lassen oder selbstständig in deinem Mitgliedskonto ändern. Wenn du deine Mitgliedsdaten löschen möchtest, sende uns bitte eine E-Mail oder einen Brief mit einem entsprechenden Hinweis. Wir werden die Löschung deines Mitgliedskontos – falls keine gesetzlichen Bestimmungen dem entgegenstehen und die Vertragserfüllung bereits abgeschlossen ist – löschen.

 

E. Rechte der betroffenen Person

 

Werden personenbezogene Daten von dir verarbeitet, bist du Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen dir folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Du kannst vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die dich betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, kannst du von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

  • die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;

  • die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;

  • die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die dich betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;

  • die geplante Dauer der Speicherung der dich betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;

  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der dich betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;

  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde (siehe hierzu: http://www.datenschutz-hamburg.de)

  • alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden

 

2. Recht auf Berichtigung

Du hast ein Recht auf Berichtigung und / oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die dich betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

 

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen kannst du die Einschränkung der Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

  • wenn du die Richtigkeit der dich betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;

  • die Verarbeitung unrechtmäßig ist und du die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangst;

  • der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, du diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst, oder

  • wenn du Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hast und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber deinen Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit deiner Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, wirst du von dem Verantwortlichen unterrichtet bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

 

4. Recht auf Löschung

a. Löschungspflicht: Du kannst von dem Verantwortlichen verlangen, dass die dich betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Die dich betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.

  • Du widerrufst deine Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

  • Du legst gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder du legst gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.

  • Die dich betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.

  • Die dich betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

 

b. Information an Dritte: Hat der Verantwortliche die dich betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass du als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

 

c. Ausnahmen: Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.

 

5. Recht auf Unterrichtung

Hast du das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die dich betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

 

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Du hast das Recht, die dich betreffenden personenbezogenen Daten, die du dem Verantwortlichen bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem hast du das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern (1) die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und (2) die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. In Ausübung dieses Rechts hast du ferner das Recht, zu erwirken, dass die dich betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden. Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

 

7. Widerspruchsrecht

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Verantwortliche verarbeitet die dich betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden die dich betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, hast du das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprichst du der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die dich betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

 

8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Du hast das Recht, deine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

 

9. Automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling

Du hast das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung • für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und dem Verantwortlichen erforderlich ist, • aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen enthalten oder • mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung erfolgt. Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a oder g DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen getroffen wurden. Hinsichtlich der in Bulletpoint 1 und 3 genannten Fälle trifft der Verantwortliche angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie Ihre berechtigten Interessen zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört.